Qué es y cómo gestionar Shadow IT desde el departamento de IT

En los últimos años, las empresas han experimentado un proceso acelerado de digitalización empresarial. Nuevas aplicaciones, soluciones en la nube y herramientas de productividad se han integrado en el día a día de los equipos de trabajo. Sin embargo, este crecimiento ha traído consigo un fenómeno cada vez más común: el Shadow IT.

Se trata de un desafío silencioso que puede poner en riesgo tanto la ciberseguridad para pymes como el rendimiento de grandes organizaciones. En este artículo explicamos qué es, cuáles son sus riesgos y cómo un departamento de IT puede gestionarlo con éxito.

¿Qué es el Shadow IT?

El término Shadow IT hace referencia al uso de aplicaciones, software o dispositivos dentro de una empresa sin la autorización ni supervisión del departamento IT.

Ejemplos habituales son:

• Empleados que utilizan aplicaciones de mensajería externas en lugar de las oficiales.

• Departamentos de marketing que gestionan bases de datos en hojas de cálculo en la nube sin aprobación.

• Descarga de software gratuito no autorizado para tareas específicas.

• Uso de dispositivos personales para almacenar datos corporativos.

Aunque pueda parecer una práctica inocente, el Shadow IT supone una amenaza importante para la ciberseguridad empresarial, además de dificultar el control de costes y la correcta automatización de procesos.

Principales riesgos del Shadow IT

1. Vulnerabilidad en ciberseguridad
   Las aplicaciones no aprobadas carecen de los protocolos de seguridad exigidos por la empresa, lo que abre puertas a ataques y filtraciones de datos. En Memorándum Multimedia, como empresa de ciberseguridad en España, hemos detectado que este es uno de los principales motivos de incidentes en las pymes.

2. Duplicidad de información
   Cuando los equipos usan herramientas diferentes sin integración, se generan datos inconsistentes que ralentizan la toma de decisiones.

3. Costes ocultos
   El uso de múltiples licencias no oficiales puede provocar gastos duplicados y una gestión ineficiente de los recursos.

4. Falta de control del departamento de IT
   El departamento IT pierde la visibilidad sobre las herramientas utilizadas, lo que impide garantizar el cumplimiento normativo y dificulta las auditorías de ciberseguridad.

Cómo gestionar el Shadow IT desde el departamento de IT

Para reducir el impacto de este fenómeno, es necesario establecer una estrategia integral que combine tecnología, formación y procesos internos.

1. Crear políticas de uso tecnológico claras

El primer paso es definir normas sobre qué aplicaciones están autorizadas y cuáles no. Estas políticas deben comunicarse de forma sencilla a todos los empleados.

2. Apostar por la formación y la concienciación

Muchas veces, los empleados recurren a aplicaciones externas por desconocimiento de las herramientas oficiales. Una buena formación en soluciones digitales y software empresarial evita recurrir a alternativas no seguras.

3. Implementar soluciones tecnológicas de control

Herramientas de monitorización permiten detectar qué aplicaciones están en uso dentro de la red corporativa. Además, la automatización de procesos con IA ayuda a identificar patrones y prevenir riesgos.

4. Ofrecer alternativas oficiales más atractivas

En lugar de prohibir, es más efectivo proporcionar a los empleados soluciones tecnológicas que sean fáciles de usar y realmente útiles, como software de colaboración, plataformas de gestión de proyectos o aplicaciones de comunicación.

5. Realizar auditorías periódicas de ciberseguridad

Las auditorías ayudan a identificar brechas de seguridad y detectar la existencia de Shadow IT en la organización. Una empresa de ciberseguridad como Memorándum Multimedia puede acompañar en este proceso, ofreciendo tanto el diagnóstico como las medidas correctivas.

El papel de la consultoría tecnológica en la gestión del Shadow IT

Cada empresa es diferente, por lo que no existe una receta única para acabar con el Shadow IT. Aquí es donde entra en juego la consultoría tecnológica.

En Memorándum Tecnología, acompañamos a las organizaciones en la identificación de estas prácticas y en el diseño de estrategias de digitalización seguras. Desde la selección de software a medida o soluciones digitales personalizadas, hasta la implantación de planes de ciberseguridad para pymes, ayudamos a integrar la tecnología de forma eficiente y protegida.

Además, trabajamos con empresas de distintos sectores, ofreciendo desarrollo web, diseño web en Zaragoza y automatización de procesos que se ajustan a sus necesidades.

El Shadow IT es una realidad en cualquier empresa de tecnología que no puede ignorarse. Aunque pueda surgir de la intención de trabajar más rápido, sus riesgos para la seguridad y la eficiencia son demasiado grandes.

La clave está en transformar el problema en una oportunidad: escuchar a los empleados, ofrecerles herramientas oficiales que mejoren su productividad y contar con el apoyo de un departamento IT fortalecido.

En Memorándum Tecnología creemos que la digitalización empresarial y la innovación solo tienen sentido si van acompañadas de seguridad y control. Por eso, ayudamos a que las empresas adopten soluciones tecnológicas confiables y eliminen los riesgos asociados al Shadow IT.