Cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos

¿Sabías que podrías estar cometiendo una infracción legal solo por guardar el correo de un cliente en un Excel sin protección? Parece algo menor, pero no lo es. Muchas empresas ya han recibido sanciones por no cumplir con la Ley de Protección de Datos. ¿Y lo peor? Ni siquiera sabían que lo estaban haciendo mal.

En este artículo, te vamos a explicar de forma clara y directa qué es el RGPD, qué implica para tu negocio y qué pasos debes seguir para cumplirlo sin complicarte la vida. Y al final, te mostraremos cómo desde Memorandum podemos ayudarte a garantizar que tu empresa cumple con la normativa sin esfuerzo.

¿Qué es la Ley de Protección de Datos o RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una norma europea que regula cómo las empresas deben recoger, guardar y proteger los datos personales de las personas. En España, se aplica junto con la LOPDGDD, la ley nacional de protección de datos.

Esta ley se creó para proteger la privacidad de los ciudadanos. Suena bien, ¿verdad? Pero también obliga a las empresas a actuar con responsabilidad y transparencia cuando manejan información como nombres, correos, teléfonos o direcciones IP.

¿A quién afecta el RGPD?

A todas las empresas, grandes o pequeñas, que traten datos personales de ciudadanos de la Unión Europea. Da igual si eres un autónomo, una tienda online, una clínica o una fábrica: si manejas datos de personas, te aplica el RGPD.

¿Qué pasa si no cumplo con la Ley de Protección de Datos?

Las consecuencias pueden ser muy serias. Las multas por no cumplir el RGPD pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de tu empresa. Y aunque la mayoría de sanciones son menores, afectan tu reputación y pueden salir en medios o redes sociales.

Pero más allá de las multas, lo importante es que tus clientes te confíen sus datos sabiendo que los cuidas.

5 pasos para cumplir con el RGPD sin complicarte

1. Haz un inventario de datos

Empieza por saber qué datos personales recoges, para qué los usas y quién tiene acceso a ellos. Esto incluye emails, teléfonos, nombres o cualquier otro dato identificable.

Consejo: Usa una hoja de cálculo simple para mapear todo.

2. Solicita el consentimiento informado

No vale con poner una casilla marcada por defecto. El usuario debe aceptar de forma clara que quieres usar sus datos y saber exactamente para qué.

3. Actualiza tus textos legales

Tu web necesita al menos:

• Política de privacidad
• Aviso legal
• Política de cookies

Todos deben ser claros, sin letra pequeña y fáciles de entender. Olvídate del lenguaje legal rebuscado.

4. Aplica medidas de seguridad

Aquí es donde entra la ciberseguridad. No puedes dejar los datos en un servidor sin protección o en un USB cualquiera. Es vital tener servicios de ciberseguridad activos: antivirus, cifrado, cortafuegos y copias de seguridad.

5. Haz una auditoría en ciberseguridad

Una auditoría en ciberseguridad te dirá si estás cumpliendo con el RGPD y si hay puntos débiles en tus sistemas. Es como una revisión médica para tu negocio digital. Lo ideal es hacerla al menos una vez al año.

¿Qué relación hay entre RGPD y digitalización?

La digitalización implica usar tecnología para gestionar tu negocio. Y con ella, manejas cada vez más datos. Por eso, cumplir con la Ley de Protección de Datos es una parte clave de cualquier proceso de transformación digital.

Por ejemplo:

• ¿Tienes un CRM o un software de gestión de clientes?
• ¿Recoges datos a través de formularios online?
• ¿Guardas información en la nube?

Todo eso debe adaptarse al RGPD desde el principio. En Memorandum Tecnología te ayudamos a desarrollar software a medida que ya cumple con la normativa desde su diseño, evitando errores desde el primer día.

¿Cómo saber si ya estás cumpliendo el RGPD?

Hazte estas preguntas:

• ¿Mis formularios online tienen el consentimiento bien explicado?
• ¿Mis empleados saben cómo tratar los datos personales?
• ¿Tengo medidas técnicas para proteger la información?
• ¿He hecho alguna vez una auditoría de ciberseguridad?

Si dudas en una sola, es probable que necesites revisar tu cumplimiento.

¿Y si tengo un software a medida?

El software a medida debe diseñarse con el RGPD en mente. Debe permitir:

• Obtener consentimiento del usuario
• Permitir borrar datos si lo solicita
• Limitar el acceso a usuarios autorizados
• Registrar qué se hace con los datos (registro de actividades)

En Memorandum Tecnología, desarrollamos soluciones tecnológicas que integran la protección de datos desde el diseño, aplicando los principios del RGPD de forma natural en cada proyecto. Así, no tendrás que preocuparte por adaptar sistemas a posteriori.

¿Necesito un Delegado de Protección de Datos (DPO)?

Depende. Solo es obligatorio en algunos casos, como:

• Administraciones públicas
• Empresas que tratan datos a gran escala o datos sensibles

Aunque no sea obligatorio, contar con un asesor experto puede ayudarte a cumplir con seguridad. En Memorandum Tecnología, te orientamos sobre si lo necesitas o no, y te acompañamos en todo el proceso.

Memorandum: tu aliado para cumplir con el RGPD sin complicaciones

Cumplir con la Ley de Protección de Datos no tiene por qué ser un dolor de cabeza. En Memorandum somos expertos en:

• Desarrollo de software a medida con enfoque legal
• Servicios de ciberseguridad para proteger tu infraestructura
• Auditorías de cumplimiento del RGPD y acompañamiento continuo

Te ayudamos a convertir una obligación legal en una ventaja competitiva: demostrar a tus clientes que sus datos están seguros contigo.